Jak vybrat účetní, kterou budete milovat

Téma výběru správné účetní je stále aktuální. A to jak pro samotné podnikatele, tak i pro účetní firmy. Právě ty se snaží na svých webových stránkách, v tisku pomocí PR článků, a samozřejmě v obrovské míře i na sociálních sítích více nebo méně nenápadně potenciální klienty nasměrovat k zakoupení svých vlastních služeb. Někdo volí přístup strašení pokutami a problémy s finančním úřadem, někdo dokonce pod hlavičkou „zajímavosti klienta“ apeluje na to, aby malí podnikatelé neobtěžovali velké firmy, jiní se snaží vtipným obsahem nalákat mladé. Pojďme se ale na celý proces výběru účetní podívat.

1.      Ujasněte si, co hledáte. Anebo také ne

Často se dočtete, že nejdříve si máte sepsat, co přesně hledáte. Základní a skutečně jediná otázka, kterou je opravdu dobré si zodpovědět, než se pustíte do výběru konkrétní účetní, je, zda hledáte zaměstnance anebo službu zpracování účetnictví externě.

Mezi okolnosti, které vám pomohou zodpovědět tuto základní otázku, patří:

• Pravidelnost služby – Potřebujete průběžné výsledky? Jak často je skutečně používáte? A pokud je nepoužíváte, tak proč? Skutečně je nepotřebujete, nebo jste se jen smířili s tím, že je nemáte? A naopak. Využili byste to, co je v nějakém „balíčku“ nabízeno?
• Komplexnost služeb – Základ je snadný. Chcete přestat trávit čas tím, že se hrabete v dokladech sami. Chcete to předat někomu, kdo u toho nešediví. Tzn. chcete zaúčtovat doklady, které předáte. Chcete také pravděpodobně zpracovat veškeré daňové záležitosti, přehledy, podání. Ideálně, aby vás někdo upozornil na zálohy. A co dál? Skladové hospodářství? Reporting? Upomínky neplatičů? Sledování peněžních toků? Výkaznictví dle vašich požadavků? Inventarizace majetku? Systém zpracování a evidence objednávek? Možností je nepočítaně.
• Účetní program a přenos dat – Zcela upřímně. Napadají mě jen dva důvody, proč byste chtěli ovlivňovat výběr účetního programu. A to je automatický import dat (například výpisů z banky nebo faktur z e-shopové platformy) a váš přístup do účetnictví, tedy vaše znalost programu a přívětivost prostředí softwaru. Tyhle dvě věci ale tvoří nepatrný zlomek všech funkcí účetního softwaru. Nechte raději výběr na účetním. Účetní v programu pracuje, zná jeho možnosti a umí maximálně využít nástroje v něm obsažené.
• Váš rozpočet na účetní služby. Vlastní interní účetní má jistě mnoho výhod, ale také něco stojí a zpravidla se (mluvíme-li o plném pracovním úvazku) vyplácí až od určitého objemu podnikání, nebo v případě, že účetnictví není jedinou náplní práce zaměstnance. Nezapomeňte, že zaměstnanci platíte nejen mzdu za příslušný úvazek, ale také odvody a související režijní náklady – kancelář, vybavení, software, školení. Zvažte, kolik peněz můžete investovat.

Dále je dobré si uvědomit, co je v obou případech stejné. 

Stejně jako s vlastními zaměstnanci posouváte procesy, zvyšujete efektivitu a zjišťujete kudy cesta nevede, tak i s externí účetní pracujete na tom, jakou formu bude mít vedení vašeho účetnictví. A to vše aniž byste jakkoliv ohrozili včasné odevzdání příslušných výstupů vůči státní správě. Tento proces zlepšení, vývoje a realizace změn je dobré si ujasnit s kandidáty. Nehledáte toho, kdo bude zvládat stav současný, ale toho, kdo po zvládnutí současného stavu posune účetní služby a procesy tam, kde je chcete mít vy. 

Plánujete expandovat? Asi už nebude stačit jen český jazyk. Připravujete nový interní systém? Asi nebude stačit paní pracující 20 let ve stejném účetním programu. Nabíráte mnoho zaměstnanců? Pak potřebujete toho, kdo opravdu rozumí mzdám. Chcete skutečného partnera pro podnikání? Nebudou stačit holé účetní služby – hledáte i poradenství. A to je jen pár základních úvah.

Shrnuto a podtrženo: 

Promyslete si zhruba svou představu i finanční možnosti. Ale ať už se rozhodnete pro interního zaměstnance nebo externí službu, zkuste kriticky zvážit ještě jednu věc. Do jaké míry jste schopni předem správně definovat služby, které poptáváte a nenechte se vmanipulovat do pozice, kdy závazně objednáte službu, u které si nejste jisti, co obsahuje. Soustřeďte se na nabízené výsledky a přínosy pro vás.

2.      Nechte se překvapit nabídkou služeb i cenou

Každý je profík. Každý umí vést účetnictví a každý vám zpracuje daně. Alespoň to tak působí z webových prezentací účetních. Jedna jako druhá přes šablonu se vám snaží říct, že jde o standardní službu, kterou má v malíku. Sjednejte si osobní schůzku. Představte své podnikání a nechte na účetní, ať vám představí možnosti vč. cenové relace.

Špatná účetní se zeptá pouze na počet dokladů a počet daňových přiznání, v asi nejhorším případě na váš obrat. Ujasní si ceníkové položky a víc ji nezajímá. Dobrá účetní se ptá na podrobnosti a vaše dosavadní zkušenosti, požadavky, navrhuje vám proaktivně možnosti, jak účetnictví vést. A to ani nemusí být její nabídka patřit mezi ty dražší. Skvělá účetní nabídne i další služby. Hlídání termínů plateb, upomínky neplatičů. Jakýsi přesah do činností, které ve velkých firmách vykonávají podnikoví ekonomové. Cena za zpracování účetnictví bude pravděpodobně v běžné cenové hladině, ale připlatíte si za doplňkové služby.

3.      Komunikace a styl práce je klíčový

Během celé schůzky se věnujte jak faktům, které kandidáti uvádějí, tak způsobu komunikace. Rozumíte tomu, o čem vaše účetní mluví? Neztrácíte se v postupech a požadavcích? Jsou oběma stranám jasné lhůty a způsob předání dokladů, odevzdávání výstupů a celkově odpovědnost za jednotlivé úkony?

Jestliže jste v jádru pedant, jistě vám nebude vyhovovat účetní laxní. Jestliže jste naopak duší volnomyšlenkář a tak trochu to máte na háku, hledejte účetní, která je flexibilní a umí pracovat pod tlakem, který jí brzo vytvoříte pozdním odevzdáváním dokladů či nedochvilností plateb.

Myslete na to, abyste si rozuměli jako lidé v přístupu k podnikání. Zní to příliš vznešeně a říkáte si, že to jsou „jen doklady“? Dovolím si nesouhlasit.

Vy své účetní předáváte jednu z nejdůležitějších částí vašeho podnikání. Náhled na vaše finance. Účetní vidí vaše příjmy, náklady, pohyby na účtu, splácení dluhů, odměny zaměstnanců a ostatně i to, jakým způsobem nakládáte se svým ziskem. Finance svěřte do rukou pouze člověku, který projeví snahu porozumět vašim potřebám.

Zase přeháním?

Nedávný rozhovor s mým oblíbeným automechanikem mě přivedl k opačnému názoru. Tomuto pánovi se po změně účetní výrazně snížily daňově uznatelné náklady. Po kontrole přišel na to, že paní účetní vyřadila všechny doklady hrazené soukromou kartou. Automechanik prostě občas zaplatil díly či kontrolu STK svou soukromou kartou, když mu nestačila připravená hotovost. Paní účetní si vyložila vše po svém, a aniž by se podnikatele zeptala, zvýšila mu daňovou povinnost řádově o tisíce korun. Zbytečně.

Dejte na reference. Za dobrou účetní stojí spokojení klienti. Reference mohou být směrodatné i v tom, jaký typ spolupráce nebo jaký typ klientů účetní přijímá, jaké projekty podporuje. Bude pro vaše živnostenské podnikání dobrá právě účetní společnost mající v referencích jednu velkou nadnárodní společnost vedle druhé?

4.      Nechtějte dělo na vrabce

Po tom, co vás účetní okouzlí při osobním jednání nabídkou a rozsahem služeb, se zkuste realisticky vrátit ke svým původním úvahám. Zvážit přínosy jednotlivých služeb, využitelnost dat a reportů, zvýšené náklady na další služby. Brát dělo na vrabce je zbytečné, říkával můj dědeček.

Velké společnosti tvrdí, že osobní přístup je drahý luxus. Jako dělo však může stejně tak působit obrovská účetní a daňová kancelář nebo auditorská společnost, která nabídne řešení plné speciálního software, individuálních úprav a zvláštních taktických schůzek. Držte se svých potřeb a vždy myslete na to, co se vám vyplatí – finančně, časovou úsporou, ale i na to, co je pro vás lidsky správné a přirozené.

5.      Zkušenosti nejsou vždy výhrou, vzdělávání se a růst ano

Možná se také setkáte s doporučením hledat výhradně odborníky z daného oboru. Dovolila bych si opět oponovat.

Účetní účtující 10 společností provozujících e-shop s elektronikou je bezesporu odbornicí. Ale stejně jako každý jiný člověk bude mít tendence volit unifikovaný přístup. Účtovat všech 10 společností stejně. Je to méně náročné na soustředění, jednodušší, rychlejší díky rutinnímu zpracování. Zvažte, zda chcete být stejnou jedenáctou společností, nebo zda si chcete určit výstupy a formát reportů po svém. Jestli potřebujete do budoucna kvůli růstu něco jinak než těch 10 dalších. Špatná účetní se bude změnám možná bránit a bude tíhnout spíše k tomu „dělat si to po svém“ – ne po vašem.

Skvělá účetní, která je zvyklá se vzdělávat a své řemeslo posouvat, vám ráda vyjde vstříc bez ohledu na to, kolik e-shopů již účtuje. Není rozhodující, zda jste první nebo jedenáctí, ale musíte si být jisti, že služby korespondují s vaším podnikáním.

6.      Myslete na problémy a ukončení spolupráce

Že jsem blázen? Vy si účetní teprve vybíráte a už máte myslet na odchod? Ano!

Špatná účetní bude při předání účetnictví dělat problémy. Neodevzdá zpět doklady, nebudou k dispozici zálohy dat, nebude spolupracovat s novou účetní. Špatná účetní není pojištěná a náhradu za škody, které přímo způsobí, z ní nevymůžete. Špatná účetní nepřipustí, že někde udělala chybu a dost možná také nepřekousne váš odchod, a bude vám ho chtít „osladit“.

Je dobré probrat, jakým způsobem řeší daná účetní zastupitelnost v době nemoci či dovolené. Zda je pojištěná a jak vypadá smlouva o poskytnutí služby, kterou s vámi bude uzavírat. Skvělá účetní nemá problém jasně a závazně definovat, jakým způsobem bude probíhat součinnost při předávání účetnictví v případě ukončení spolupráce.